Con la funzione STAMPA UNIONE di Word
è possibile gestire e ottimizzare i dati sviluppati con altri applicativi della suite di Office.
Una delle funzionalità più potenti disponibili in Word è quella chiamata STAMPA UNIONE. Questo comando consente di usare l’applicativo di videoscrittura di Microsoft come un potente strumento di gestione dati, velocizzando e ottimizzando tutta una serie di operazioni e trasformando Word in un factotum. È possibile, per esempio, accedere a basi di dati disponibili in file sviluppati da altre applicazioni (come potrebbero essere Excel o Access), importandone i dati all’ interno del documento principale di lavoro in Word, consentendo la produzione di una serie anche molto grande i documenti che hanno una base in comune (il documento principale, appunto) e contenuti diversi per ogni record del database.
In questo odo si può, per esempio, creare una lettera tipo e personalizzarla secondo le informazioni contenute in un foglio di Excel, senza dovere manualmente riscrivere ogni volta la lettera. Visto che qualche esempio aiuta capire la teoria più di mille parole, si supponga di dovere scrivere una lettera identica a tutti i nominativi contenuti nella rubrica dei contatti di Outlook. ’indirizzo e il ricevente saranno quindi diversi per ogni copia della lettera, pertanto è necessaria la funzione STAMPA UNIONE. Procedete nel seguente modo: fare clic su STRUMENTI/STAMPA UNIONE (per chi usa Word 2002 la successione di comandi dovrà essere STRUMENTI/LETTERE, quindi INDIRIZZI/ CREAZIONE GUIDATA STAMPA UNIONE). Si aprirà una finestra chiamata PREPARA STAMPA UNIONE che consentirà di procedere, in maniera guidata, all’ utilizzo di tale potente funzionalità. La prima cosa da fare è creare un documento principale, che servirà come base per il proprio lavoro. Facendo clic su CREA nella sezione DOCUMENTO PRINCIPALE, vi sarà data la possibilità di procedere alla creazione di lettere tipo, etichette indirizzi, buste o cataloghi.
Selezionate a questo punto LETTERA TIPO, poi decidete se desiderate usare come documento principale quello corrente o crearne uno ex novo. Il nuovo pulsante MODIFICA che apparirà dopo la scelta effettuata, servirà per la modifica e l’aggiunta di campi unione.
ACQUISIZIONE DATI Ora è necessario creare una base dati da cui ricavare le informazioni da inserire nella lettera tipo. Per fare questo, selezionate il comando DATI nella sezione ORIGINE DATI, che dà la possibilità di creare un’origine dati nuova, di aprire una base dati preesistente, di usare la rubrica o di creare due unioni dati diverse: una per l’intestazione del documento e una per il corpo dello stesso. In questo caso, scegliete l’opzione numero tre, quindi fate clic su RUBRICA. Nella finestra successiva scegliete la voce RUBRICA DI OUTLOOK e attendete la conversione dei contatti in un formato compatibile con Word.
Comparirà un messaggio che vi avvertirà che non ci sono campi unione nel documento e che questi dovranno essere inseriti. Fate clic su MODIFICA DOCUMENTO PRINCIPALE per tornare al documento. Attenzione: a questo punto è stata aggiunta una barra di strumenti, chiamata BARRA STAMPA UNIONE. Facendo clic sul pulsante INSERISCI CAMPO UNIONE appariranno tutti i campi normalmente utilizzati nei contatti di Outlook.
Una volta scelti quelli di vostro interesse, posizionateli in maniera logica al loro posto nel documento: appariranno dei campi in grigio chiaro con l’identificativo del campo inserito. Per verificare il funzionamento della stampa unione, basta fare clic sul tasto VISUALIZZA DATI UNITI e sul documento apparirà il primo dei contatti. Facendo clic sulla freccia relativa al record successivo, vedrete comparire i valori degli elementi scelti per ogni singolo record.
INEDITI COMANDI
Se desiderate vedere due nuovi comandi non presenti di default nella barra degli strumenti di Word, premete il tasto MAIUSC mentre fate clic sulla voce FILE: compariranno due comandi, SALVA TUTTO e CHIUDI TUTTO, molto comodi da utilizzare nel caso stiate lavorando su più documenti contemporaneamente.
Word possiede un efficace strumento per creare lettere, etichette per indirizzi, buste e quant’altro abbia necessità di essere distribuito in grandi quantitativi. Con il termine Stampa Unione si intende quella funzione che unisce un documento ad un indirizzario, in modo da non costringere nuovamente l’utente a digitare gli indirizzi dei singoli destinatari; questa funzione, in altri termini, permette di associare una lettera commerciale all’archivio di indirizzi dei clienti, quindi di generare una serie di documenti perlopiù uguali, con una parte testuale fissa e una parte variabile compilata sulla base di informazioni contenute in un’origine dati creata preventivamente, detta Lista di distribuzione. Le parti variabili (campi unione) sono riconoscibili in quanto il nome del campo è inserito tra i caratteri << >>
Guida completa come effettuare la STAMPA UNIONE