La posta elettronica
è il servizio Internet più diffuso al mondo ed è probabilmente lo strumento telematico che più di tutti ha rivoluzionato le abitudini, professionali e non. Anche chi ha poca dimestichezza con il mezzo informatico in generale, infatti, utilizza l’e-mail per necessità lavorative o per divertimento. Si tratta evidentemente di uno strumento di elevato successo, anche se gli operatori commerciali tendono a inquadrare la mail come elemento di corredo per una connessione a Internet. Si vende cioè un accesso e quasi mai la posta elettronica, che è relegata quasi sempre al ruolo di complemento dell’offerta commerciale.
Tipicamente, un accesso via modem o una connessione ADSL privata prevederà una sola casella di posta, mentre un accesso aziendale base ne avrà per esempio cinque. Si tratta di un’evidente limitazione per le realtà lavorative con più dipendenti. Anche un piccolo studio potrebbe aver bisogno di un numero superiore di caselle, ma dovrà limitarsi ai vincoli dell’offerta e fornire la posta elettronica solo a pochi dipendenti, gli eletti. Eppure la posta in azienda sarebbe uno strumento utilissimo se fosse disponibile per tutti. Uno dei vantaggi primari di questo sistema di comunicazione sta anche nei suoi bassi costi d’uso. In teoria, superato l’investimento iniziale, mandare un messaggio di posta elettronica è a costo zero. Per questo, dopo un po’, la mail viene utilizzata anche per i motivi più banali. Le e-mail hanno così sostituito i block notes e postit, che comunque gratis non sono. Ci sono anche tanti altri vantaggi non trascurabili. Si pensi, per esempio, al fatto che la posta elettronica costituisce una prova scritta, che ha il vantaggio di essere sempre accompagnata da una data e da un’ora precise (molto meglio del vecchio timbro postale) e che permette anche l’inserimento di allegati di vario genere. Esiste insomma più di un buon motivo per dotare ogni dipendente di una casella personale.
Installazione di un mail server di Posta elettronica
Come fare però per fronteggiare le restrizioni contrattuali imposte dai provider?
In realtà non c’è bisogno di acquistare una casella di posta elettronica dal proprio provider ogni volta che si vuole dotare un dipendente di questo strumento (ammesso che sia possibile). La scelta migliore, in questi casi, passa per l’installazione di un mail server e per la successiva configurazione di un numero arbitrario di caselle private in maniera autonoma. Ecco le nozioni tecniche per farlo.
I DETTAGLI IMPORTANTI
La posta elettronica è uno strumento storico di Internet, che funziona attraverso una serie di protocolli specifici. Non esiste un’unica via per gestire l’applicazione, ma vi sono molti protocolli fra cui scegliere, ognuno con prestazioni e funzionalità specifiche. Negli anni gli operatori hanno però focalizzato l’attenzione su due protocolli flessibili e di semplice configurazione: SMTP e POP3. Il primo provvede a inviare la posta dal proprio sistema verso il server, mentre il secondo è dedicato alla fase opposta dell’operazione. Il protagonista iniziale dell’intera fase di smistamento è il proprio client di posta elettronica, per esempio Outlook Express. Questo provvede a elaborare la comunicazione scritta dall’utente in un formato specifico, controllando la presenza dei campi di servizio come l’indirizzo di destinazione, quello locale e l’oggetto del messaggio.
Alla pressione del pulsante INVIA/RICEVI viene contattato il server SMTP indicato nel pannello di configurazione (MENU/STRUMENTI/ACCOUNT/PROPRIETÀ/SERVER). Si tratta generalmente di un indirizzo “simbolico”, per esempio mail.tin.it, a cui corrisponde un indirizzo IP di un server presente su Internet. Il sistema locale non farà altro che contattare questo secondo sistema, accedere alla porta dedicata a SMTP (porta riservata 25) e iniziare l’invio della posta in uscita, tramite le regole specifiche del protocollo. Una volta che tutte le mail locali saranno state inviate, la transazione avrà termine ed entrerà in gioco il server SMTP a cui si è appena fatto riferimento. Questo procederà a smistare immediatamente i messaggi. Per farlo prenderà in considerazione il campo di destinazione della mail, estrarrà il dominio e contatterà un server DNS per ottenere l’indirizzo del server SMTP del destinatario. Se si è inviata una mail a luca@OFFERTAGRATIS123.it, il server di posta isolerà il dominio OFFERTAGRATIS123.IT, interrogherà il DNS e da questo otterrà un indirizzo IP a cui corrisponde il server SMTP dell’azienda. Il sistema procederà a contattare questo sistema e a inoltrare la mail. Avviene cioè la medesima operazione compiuta dal proprio software di e-mail nei confronti del server del provider a cui si è abbonati. Lo smistamento avviene quindi per livelli, e ogni anello della catena cerca di smistare la comunicazione a un server di gerarchia superiore.
Tipicamente si tratta di un passaggio a due livelli: dal pc utente al server SMPT del provider e poi dal server SMTP del provider fino al server SMTP di destinazione.In alcuni casi però i livelli potrebbero essere di più. Il server SMTP a cui si invia la posta potrebbe essere configurato per non smistare la mail a destinazione, ma piuttosto per far capo a un ulteriore server SMTP intermedio. Le ragioni di questa scelta potrebbero essere varie, per esempio una gestione più semplice del servizio, maggiore velocità e sicurezza. L’esempio appena illustrato prende comunque in considerazione il caso di una transazione che va a buon fine. Cosa succede, invece, se c’è qualche problema durante la comunicazione? Il server SMTP di OFFERTAGRATIS123 potrebbe per esempio essere bloccato (tecnicamente si dice che è “down”). In tal caso il server SMTP del provider proverà a inoltrare nuovamente il messaggio dopo un certo lasso di tempo e per alcuni tentativi consecutivi. In caso di fallimento ripetuto la comunicazione sarà interrotta e il mittente riceverà il classico messaggio di errore. Un altro problema tipico è l’indicazione di un nome di destinazione sbagliato. Potrebbe cioè capitare che non esista alcuna casella LUCA all’interno del server di posta di OFFERTAGRATIS123. In questo caso il messaggio sarà inoltrato a destinazione e a quel punto il server SMTP non troverà traccia del profilo LUCA all’interno della propria configurazione.
Potrebbe a questo punto partire un messaggio di errore al mittente (un altro messaggio tipico, denominato USER UNKOWN, utente sconosciuto), oppure il messaggio sbagliato potrebbe essere inviato al postmaster di OFFERTAGRATIS123. Si tratta di una casella di posta speciale, a cui vengono inviati tutti i messaggi che contengono errori. In linea teorica, l’amministratore di sistema interno dovrebbe sobbarcarsi il compito di rispondere alle mail errate fornendo assistenza o inoltrando la comunicazione alla giusta destinazione. OFFERTAGRATIS123 potrebbe cioè avere un dipendete di nome Luca ma dotato di casella di posta elettronica con altro formato.