Barre degli strumenti e comandi Corso su Microsoft Excel

Inserire commenti ( Strumenti Excel )

Per documentare il lavoro, spiegare i calcoli, è possibile associare a ciascuna cella un commento.

A tal fine occorre selezionare la cella che si desidera commentare, scegliere Commento da Inserisci o selezionare il pulsante Nuovo commento dalla barra degli strumenti.

Compare una casella nella quale si può digitare il testo e della quale si possono modificare le dimensioni.

La presenza di un commento viene di norma segnalata da un triangolino rosso che appare nell’ angolo superiore della cella stessa.

Spostando il puntatore su tale triangolino viene visualizzato il commento.

Per modificarlo occorre selezionare la cella e scegliere dal menu contestuale Modifica commento, oppure usare i pulsanti Commento precedente e Commento successivo dalla barra degli strumenti.

Anche se i commenti si trovano in diversi fogli di lavoro della stessa cartella, questi pulsanti permettono di passare direttamente da un foglio all’ altro.

Per eliminarlo occorre selezionare la cella e scegliere dal menu contestuale Elimina commento.
Per gestire la stampa dei commenti bisogna scegliere Imposta pagina da File, la scheda Foglio e selezionare una delle opzioni dalla casella di riepilogo commenti.

E’ possibile scegliere Alla fine del foglio e in questo caso i commenti verranno stampati dopo il foglio sotto forma di testo, oppure Come visualizzato sul foglio e allora i commenti verranno stampati così come appaiono sul foglio tutti contemporaneamente.

Si rischia però che una parte del contenuto venga coperto o che i commenti si sovrappongano.

Trova e sostituisci (Strumenti Excel)

II comando Trova effettua una ricerca, all’interno di tutte le celle del foglio di lavoro su cui si sta lavorando, di una parola chiave precedentemente selezionata.

II comando Sostituisci, oltre ad eseguire la stessa ricerca, consente di effettuare automaticamente la sostituzione della parola chiave selezionata, con una seconda parola scelta in precedenza; entrambi i comandi si trovano nel menu Modifica presente sulla barra dei menu.

E’ possibile cercare la parola per righe o per colonne e distinguere parole maiuscole e minuscole; la ricerca si ferma ogni volta che il contenuto di una cella eguaglia la parola da cercare, prosegue cliccando su Trova successivo e termina alla fine del documento.

Per la ricerca è anche possibile usare i caratteri jolly ? e *.

Ordinare una serie di dati
Una volta che un insieme di dati è stato inserito in un insieme di celle, è sempre possibile ordinarli in senso crescente o decrescente nel caso si tratti di dati numerici o in ordine alfabetico nel caso si tratti di testo, per presentare la tabella in modo più chiaro e di più facile consultazione. Per ordinare è sufficiente selezionare le celle che contengono i dati da ordinare e cliccare sul relativo tasto presente sulla barra degli strumenti standard (Ordinamento crescente o Ordinamento decrescente).

Nel caso di più colonne l’ordinamento avviene automaticamente sulla prima delle colonne selezionate. Qualora l’ordinamento coinvolga più colonne, ma l’elemento su cui operare non è la prima di tali colonne, occorre utilizzare il comando Ordina presente nel menu Dati e impostare i criteri di ordinamento nella finestra di dialogo che appare.

Una volta cliccato su Ordina il programma chiede all’utente di indicare qual è la colonna contenente le celle i cui dati devono essere ordinati e se le intestazioni devono essere coinvolte nell’ordinamento.

Excel permette di ordinare così un massimo di tre colonne per volta.

Operate le selezioni confermare il comando cliccando su OK.

Calcolo automatico

Nella parte destra della barra di stato compare una scritta: normalmente, Somma=0. Dietro questa scritta si nasconde una funzionalità chiamata che è straordinariamente comoda mentre si costruisce un foglio di lavoro.

Se selezioniamo una serie di numeri trascinandovi sopra il mouse la funzione Calcolo Automatico si attiva e, invece di dire sibillinamente Somma=0, indica il risultato della somma dei valori selezionati.

Attraverso questo strumento è possibile farsi indicare al volo la media dei valori selezionati, il valore massimo, quello minimo, quante sono le celle selezionate che contengono qualcosa e quante sono quelle che contengono numeri.

Per scegliere la funzione che interessa attivare basta cliccare a destra sulla scritta nella barra di stato, provocando così l’uscita di un menu di scelta rapida sul quale, con un opportuno clic, si predispone la funzione, che rimane attiva fino a quando non la si sostituisce con un’altra.